最近は、「クラウド」や「DX」などのIT用語をよく耳にしますが、次から次へと出てくる新しい言葉に、理解が追い付かず混乱する方は少なくないでしょう。

クラウドを導入するには、メリットやデメリットだけではなく、リスクの理解が欠かせません。

この記事では、経理業務にクラウドの導入を考えている方に向けて、クラウドの特徴やメリット・デメリット、導入する際にチェックすべきポイントなどをわかりやすく解説します。

経理のクラウドシステム活用とは？

経理でクラウドを活用するために、まずはクラウドの概要を解説します。

そもそも「クラウド」とは？

「クラウド」とは、英語のCloud(雲)が由来の言葉で、システムを手元を置かずに(自社で保有せず)インターネットを通じて利用できるシステムのことです。

システムの実体が見えないため、技術者たちが「システムは雲の上にある」ように図示したことが、語源の由来となります。

クラウドは大きく分けると次の2つに分類されます。

一般的に利用されるクラウドは「SaaS」です。

ハードウェアの購入やシステムの構築が不要なため、システムに詳しい方が不在でも運用できるなど、多くのメリットをもたらします。

そのため、様々な企業からクラウドが注目され、多くのシステムがクラウドに対応するようになってきました。

クラウド会計システムとは？

クラウド会計システムとは、名前のとおりクラウド上に置かれている会計システムのことです。従来の会計システムと比較して、使える機能の違いはほとんどありません。

クラウド会計システムのメリットは、最新の税制や会計基準が変更になった場合でも、それらに対応した機能をより早く利用できることが多いことです。

会計システムを扱っているメーカーのほとんどがクラウドに力を入れているため、今後ますます便利になっていくことでしょう。

経理でクラウドシステムを活用するメリットは？

経理業務にクラウドを活用する多くのメリットの中から、代表的なものをいくつか解説します。

補助金を利用できる

クラウドの利用は、業務効率化に役立つため「IT導入補助金」の申請が可能です。

引用：中小企業庁「『IT導入補助金』でIT導入・DXによる生産性向上を支援！」

最近は、国がITを活用したDXや業務効率化を推進しているため、補助金を利用し費用負担をおさえて導入できるようになっています。

導入したいクラウド会計システムがある場合は、IT導入補助金の対象なのかをメーカに問い合わせるとよいでしょう。

初期費用がおさえられる

クラウドシステムは、ハードウェアの購入が不要なケースが多く、初期費用がおさえられます。

利用するツールによって違いがありますが、システムはクラウドで動いているためパソコン端末は低いスペックであっても動作します。

したがって、最新のOSであれば現在所有しているパソコンをそのまま利用でき、経理システム専用のパソコンやサーバーを用意する必要はありません。

常に最新のシステムを利用できる

インターネット上に置かれたシステムは、メーカーが管理しているため、常に最新の法規制等へ対応された状態に保たれています。

また、システムのセキュリティも、メーカーが常に不正侵入を監視し対策するため、安全性も保たれています。

自動仕訳ができる

クラウド会計システムは、銀行やクレジットカードなどの引き落とし情報を連携でき、自動仕訳が可能です。

インターネット上で24時間稼働しているため、夜間や休日などいつでも自動で処理できます。そのため、入力のし忘れやミスはなくなり、作業者の負担が大幅に軽減されます。

災害に強い

クラウドシステムは、システムやデータをクラウド上で管理しているため、火災や地震等の災害で事務所が被災してもデータは完全に保管されています。

パソコンとログイン用のID/パスワードがあればすぐに業務を再開できるため、災害の影響を最小限に抑えることができます。

データの共有が簡単にできる

ログインIDとパスワードがあればどこからでも利用可能なため、それぞれにアカウントを作成すると、テレワーク社員や税理士とデータ共有が簡単にできます。

従来のシステムでは、社外からデータを参照する際は、下図のように社内にいる担当者がシステムからPDFや紙に印刷して抽出し、メールやFAXなどで送る必要がありました。

しかし、クラウドを利用すれば、社外からでも簡単にシステムを利用できるため、いつでもどこからでも簡単にデータが確認でき、手間をかけずにデータを共有できます。

人件費を抑えられる

クラウドシステムは、インターネットに接続できればどこからでも作業ができるため、事務所外でも多くの経理作業が可能となり、経理業務の外注がしやすくなります。

そのため、事業の規模によっては、経理業務を外注して人件費を削減することができます。

場所を節約できる

自社にシステムを置かなくてよいため、経理システム専用のパソコンやサーバーを置く場所が不要です。

自宅でも作業が可能になるため、社員のテレワーク勤務や外注化を推進できます。これにより、事務所のスペースの縮小や家賃の削減につながります。

クラウドシステムを導入するときの注意点は？

クラウドを導入する際に、チェックしておくべき点を解説します。

ランニングコストがかかる

自社で用意したパソコンにシステムを構築する場合、保守やサポート契約を除けば、ランニングコストはほとんどかかりません。

しかし、クラウドの場合は、インターネット上に構築されているシステムを利用するための使用料が毎月発生します。

そのため、3～5年程度の長期的なトータルコストを考えると、クラウドの方が高額になるケースがあります。コストを重視する場合は、システムの耐用年数である3～5年で比較してみるとよいでしょう。

インターネット環境が必要

イターネット上に構築されたシステムを利用するためには、インターネット接続が必要です。

インターネット契約をしていない場合、クラウドの利用料に加えて、インターネット回線の利用料金もかかる点に注意しましょう。

データ移行できないことがある

現在使っている会計システムによっては、クラウドにデータを移行できないことがあります。

そのため、必ずデータ移行が可能かどうかを確認し、データ移行ができない場合の対応もチェックしておくとよいでしょう。

セキュリティ対策が必要

IDとパスワードがあれば、どこからでも簡単にログインできるため、IDとパスワードが外部に流出しないよう注意が必要です。

また、アカウントの管理も大切です。複数社員でのアカウント共有は避け、社員の異動や退職時には、システムに登録しているユーザー情報を速やかに削除し、部外者がアクセスできないよう厳重に管理しましょう。

クラウドシステムを選ぶ時のポイント

クラウドを選ぶ際に、チェックすべきポイントを解説します。

クラウド会計ソフトの比較ポイントを詳しく知りたい方は、「法人向けクラウド会計ソフトの比較ポイントとは？各社のメリット・デメリットについても解説！」もご参照ください。

機能

会計処理に必要な機能以外にも、請求書作成や勤怠管理、給与計算など周辺システムとの連携もチェックしましょう。

社内のデータを一元管理することで効率アップし、残業代などの人件費の削減も期待できます。

料金体系

基本料金だけではなく、オプション料金も含めて比較することが大切です。

基本料金だけを見て検討すると、あとからオプション料金が追加され、割高なシステムになってしまうことがあります。

そうならないよう、利用すべき機能が通常料金の範囲内に収まるかチェックしましょう。

使いやすさ

操作画面の使いやすさは重要です。

メーカーごとに想定ユーザーが異なるため、使う方の知識や経験によって使いやすいシステムが異なります。

そのため、自社の担当者とも相談し、使いやすい操作画面のシステムを選びましょう。

サポート

サポート体制についても、しっかり確認しておきましょう。

最近は、チャットやメールでしかサポートを受けられないケースが増えてきています。電話でのサポートも受けたい場合は、電話対応の可否だけではなく、電話対応の受付時間帯も確認しておきましょう。

まとめ

この記事では、クラウドの特徴やメリット・デメリット、導入する際のチェックポイントなどをわかりやすく解説しました。

クラウドは、社内にシステムを構築する必要がないので、初期費用や導入するための手間をおさえやすいなど、多くのメリットがあります。しかし、その分、ランニングコストがかかるなどの点に注意が必要です。

導入前にクラウドの特徴や注意点を理解し、自社に必要な機能を最適なコストで導入するためのチェックポイントをおさえておきましょう。